O que é POP e como ele pode ajudar sua imobiliária

O que é POP e como ele pode ajudar sua imobiliária

Você sabe o que é POP dentro do universo corporativo? Esse método pode ser muito útil para o mercado imobiliário, pois ajuda a organizar a rotina e otimizar tarefas de forma consistente e efetiva.

O conceito é bastante simples e pode ser implementado em diversas etapas da imobiliária, principalmente aquelas que são frequentes e exigem resultados previstos. 

Vamos entender aqui o que é um POP e como aplicá-lo no dia a dia da imobiliária para obter sucesso.

O que é POP? 

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que define o roteiro de processos a serem executados em uma empresa ou organização. 

O principal objetivo dos chamados “POP’s” é garantir que as tarefas sejam executadas de forma padronizada, a fim de obter resultados consistentes que sigam o planejamento da empresa.

É possível implementar um POP em várias etapas de um negócio, desde a forma de construir o planejamento de um produto até o pós-venda.

O conceito é bastante aplicado em cadeias de produção, mas também se aplica a rotinas administrativas como a de uma imobiliária, possibilitando a padronização de processos e a continuidade de um planejamento inicial. 

Como o Procedimento Operacional Padrão pode ser entendido como um manual de instruções que detalha cada etapa de uma série de procedimentos para viabilizar negócios, ele permite que o planejamento estratégico tenha continuidade independente de eventuais mudanças no quadro de funcionários, por exemplo.

No contexto imobiliário, o uso de POP’s pode ser útil para garantir a continuidade de atendimento a carteiras de clientes, renovações de contratos, negociações, divulgações de empreendimentos, entre outros.

Um POP deve conter, de forma pragmática e detalhada, todas as ações necessárias para concluir determinada tarefa, com boas práticas e prazos pré-estabelecidos. 

A ideia aqui é que qualquer colaborador que tenha acesso ao manual seja capaz de executar aquela tarefa, dando sequência ao planejamento da empresa. 

Vantagens do Procedimento Operacional Padrão (POP)

Já sabemos que o POP é um método para padronizar processos e garantir a continuidade do trabalho de forma consistente e padronizada, evitando rupturas. 

Mas além de trazer um padrão para o negócio, que outras vantagens esse método pode trazer para sua imobiliária? Vejamos a seguir: 

Melhoria contínua de qualidade: 

É fundamental descrever critérios de avaliação de qualidade daquele processo. Assim, é possível garantir que tenhamos uma métrica para avaliar a tarefa futuramente e que todas as pessoas que forem executá-la tenham ciência do esperado para aquela ação. 

A partir desse descritivo, é possível avaliar, de tempos em tempos, se o procedimento vem sendo executado a altura e fazer eventuais correções para melhoria de performance. 

Autonomia para colaboradores

Um POP bem construído, ou seja, que descreve detalhadamente o passo a passo de uma tarefa e o resultado esperado daquela ação significa mais autonomia para colaboradores. 

A ideia é que qualquer profissional que tiver contato com aquele manual possa tocar o processo sem a necessidade de microgerenciamento. 

Isso significa ganho de tempo e eficiência na cadeia como um todo, pois libera tempo de eventuais treinamentos ou acompanhamento de lideranças, por exemplo, para agir estrategicamente em outros pontos. 

Reduz falhas de comunicação

Uma vez que o POP é uma manual detalhado de processos e tarefas, ele evita ruídos de comunicação entre colaboradores. 

Se o POP contém todas as informações necessárias para a execução daquela tarefa, mitiga a necessidade de comunicação constante entre times, reduzindo a possibilidade de falhas de comunicação. 

Não significa que, com o POP, não haverá mais comunicação entre equipes, e sim que, para tarefas que precisam ser padronizadas, como a criação de um contrato ou a rotina de manutenção de imóveis. Fica dispensada a necessidade de consultas a outras pessoas, ganhando tempo e evitando ruídos de comunicação.

Agilidade nos processos

Com os procedimentos descritos por etapas, prazos e boas práticas, os processos ganham mais agilidade. 

Essa é, inclusive, uma prática comum em metodologias ágeis para garantir que squads tenham mais autonomia para atuar sem escalar processos. 

Com procedimentos operacionais bem descritos, é dispensada a necessidade de revisitar o tempo todo determinadas tarefas, significando mais agilidade no andamento da cadeia.

Exemplos de Procedimento Operacional Padrão para o mercado imobiliário 

O POP pode ser aplicado em diferentes processos do mercado imobiliário. Veja alguns exemplos: 

Captação de leads 

Na captação e qualificação de leads, é possível construir um manual com cada etapa do processo, detalhando quais plataformas e como utilizá-las para captar esses leads. 

Também pode-se descrever palavras-chave e personas a serem impactadas no momento da captação. 

Gestão de contratos 

Outro exemplo de ação da rotina imobiliária que pode ganhar eficiência com o uso de POP’s é a gestão de contratos. 

Ter um manual com etapas da confecção de um contrato, acompanhamento de prazos e procedimentos para renovação e contratação pode trazer mais autonomia para quem vai operar aquela etapa do processo. 

Pós-venda

As pessoas colaboradoras responsáveis pelo pós-venda em uma imobiliária também podem ter um manual que descreva as ações e seus devidos prazos, desde o contrato assinado até a nutrição com conteúdos relevantes no pós-venda. 

Aqui, vale uma régua de comunicação para impactar e fidelizar clientes em datas comemorativas, por exemplo, até ações de suporte sobre o contrato. 

Acompanhamento financeiro

Na rotina administrativa da imobiliária, também vale investir em POP’s que descrevem tarefas padrões, como o lançamento de boletos, pagamento de fornecedores e parceiros, entre outros. 

Se você utiliza sistemas de pagamento, vale incluir um passo a passo de como utilizá-lo. Também entram aqui senhas de sistemas, contas e outras informações necessárias para que o colaborador responsável pela tarefa possa executá-la sem consultar terceiros.

Esses são alguns dos exemplos de Procedimento Operacional Padrão (POP) que podem ser utilizados no dia a dia do mercado imobiliário. Mas, entendendo o conceito, você pode adaptá-lo para outras etapas do trabalho. 

O importante é garantir que o método será utilizado de forma estratégica, em tarefas que precisam ser padronizadas e seguem processos fixos. 

Não se esqueça de incluir no documento uma introdução sobre o objetivo daquele manual e uma descrição detalhada do passo a passo de cada tarefa! 

Gostou de conhecer sobre o Procedimento Operacional Padrão? Já conhecia o termo? Conta pra gente nos comentários!