Documentação digital: como assinar contratos e escrituras eletrônicas com segurança

Cada vez mais, o mercado vem sentindo a necessidade de atender diferentes modelos de negócio; principalmente novas formas de fechar negócios. O tom da maior parte das mudanças é a hiperconectividade: com todo mundo online a pressão para que processos e jornadas ocorram inteira ou parcialmente no mundo digital também cresce.

Nesse sentido, a hora de assinar contratos e escrituras – uma etapa essencial da jornada de compra, venda ou locação de imóveis – também precisará atender às demandas dos clientes.

Num mundo cada vez mais digital e num mercado com inovações diárias, é importantíssimo que corretores de imóveis e imobiliárias saibam utilizar ferramentas que sejam práticas, funcionais e, principalmente, garantam a segurança de documentos digitais. 

Vamos falar sobre segurança de documentos digitais?

O documento digital é igual ao tradicional?

Cartórios são conhecidos pelo alto volume de papéis e uma certa tendência à morosidade. No entanto, a documentação eletrônica e digital já faz parte do processo de modernização nos serviços de cartório!

As assinaturas virtuais, e as possibilidades de contratos 100% digitais são extremamente relevantes nesse momento. Por isso, todos os corretores e imobiliárias podem ficar tranquilos: a base legal dos contratos e documentação continua sendo a mesma das formas mais tradicionais; a função dessa documentação continua sendo a mesma, tanto em requisitos de validade como de legitimação.

A documentação imobiliária é um instrumento de informação e prova. 

Como funcionam as assinaturas eletrônicas de escrituras e contratos? 

As assinaturas digitais foram criadas para garantir a segurança em contratos e negócios online; elas possuem certos recursos que podem garantir a autenticidade das mais variadas documentações, como o armazenamento de informações com criptografia.

As plataformas emissoras desse tipo de documentação devem garantir certificados digitais legítimos para garantir a segurança do seu negócio, como o certificado SSL, que aplica o selo de site confiável. 

O passo a passo depende da ferramenta escolhida, mas, de maneira geral, há a inserção do contrato (tal qual o tradicional), a escolha da forma de validação jurídica e o envio para assinatura (geralmente por e-mail). Algumas ferramentas exigem um certificado digital (um tipo de arquivo criptografado com informações sobre a empresa); outras possuem várias formas de validação do signatário (como selfie, documento oficial, etc). 

O importante aqui é entender a assinatura digital de documentos como uma etapa da jornada do seu cliente e entender, considerando seu público, quais as ferramentas atendem suas necessidades.

Como garantir a segurança dos documentos digitais na sua imobiliária?  

O principal é escolher uma ferramenta confiável, de preferência com casos de uso e reconhecida no mercado. Hoje, já existem diversas plataformas certificadas para a assinatura de documentos eletrônicos, como a DocuSign ou ClickSign, que oferecem tutoriais de todo o processo. 

Esteja atento aos aspectos de segurança da plataforma que escolher para realizar sua assinatura. Aquele cadeado ali em cima, ao lado esquerdo do seu navegador, próximo ao link do site, indica que a conexão é segura e que a plataforma possui um certificado válido. 

Também é importante observar se a ferramenta escolhida oferece a validação jurídica que você precisa. É possível adquirir assinaturas e certificados que validarão CPF ou CNPJ. No Brasil existem algumas empresas que, com planos e pacotes mensais, garantem segurança nos certificados SSL, zelando pela segurança da sua documentação e do seu negócio. 

As plataformas costumam ser bastante intuitivas, e, em geral, pedem para que você realize um login no início do processo. Esteja atento às informações de cadastro para não ter problemas em ocasiões futuras.


Ainda está com uma pulga atrás da orelha com os processos jurídicos eletrônicos? Manda a sua dúvida pra gente!