Como o Trello pode melhorar a produtividade da sua equipe imobiliária

Produtividade na execução de tarefas é uma preocupação comum para muitos empresários do setor imobiliário que dispõem seu tempo e seus recursos contratando ferramentas que, muitas vezes, não são sequer adotadas pela sua equipe.

Mais importante que a ferramenta escolhida para melhorar a produtividade do seu trabalho e do seu time, é a disciplina e a organização com que você e sua empresa se dedicam aos projetos. Essa disciplina e organização da qual estou falando é o que costuma produzir a maior parte do resultado.

No entanto, para efetivar o ganho em sua produtividade e na otimização do seu tempo, a adoção de uma ferramenta de gestão de projetos e de acompanhamento de tarefas é fundamental.

E entre as muitas ferramentas de gestão disponíveis, o Trello é a minha favorita, além da que mais indico, pela simplicidade funcional e pela sua capacidade nativa de atribuição de rotinas para membros de diversas equipes.

Mas o que é o Trello?

Trello é uma ferramenta online de gerenciamento de projetos, altamente versátil e moldável de acordo com a necessidade do usuário.

Pode ser utilizado para melhorar a produtividade tanto de uma equipe, como pela execução de tarefas individuais.

Seu uso é baseado no KanBan, uma metodologia de gestão de projetos que apresenta a visão do todo, a comunicação transparente e os recursos visuais como aliados na busca pela conclusão de tarefas.

O Trello é uma ferramenta online com muitos recursos disponíveis na versão gratuita. Pode ser utilizada tanto no computador, como no celular, e pode ajudar sua imobiliária a organizar aquelas tarefas que precisam da adoção de uma rotina organizacional, para que funcionem como precisam.

E como o Trello pode ser útil na minha imobiliária?

Sempre que visito uma imobiliária, recebo do diretor o posicionamento sobre algum gargalo em sua rotina, que pode ser corrigido com a adoção dessa ferramenta.

Um exemplo? Tarefas que precisem da adoção de check list como por exemplo:

• Documentação necessária para locação de um imóvel;

• Termos de vistoria para imóveis recém captados por um corretor;

• Processo de juntada de documentos para correspondentes bancários;

• Rotina para criação de anúncios;

• Acompanhamento de trabalho dos prestadores de serviços para a imobiliária (agências de marketing por exemplo);

• Organização de ações promocionais de vendas.

Todo trabalho que precisa ser feito e onde a gestão à vista ajude o colaborador a entender os próximos passos, pode ter um quadro criado dentro do Trello. E a adoção deste quadro é capaz de melhorar esta produtividade.

Como posso montar um quadro?

Não existe ninguém tão especializado em sua rotina como você mesmo. É o seu conhecimento sobre o seu negócio que será fundamental para a organização.

Mas digamos que você tenha uma imobiliária média e conte com duas ou três pessoas envolvidas na rotina de criação de anúncios. Neste caso, você poderia criar quadros com uma configuração parecida com a da figura abaixo:

Dividir as tarefas entre o que está por fazer, o que está fazendo e aquilo que está feito pode parecer simples, mas é o primeiro passo na busca por organização e melhoria na produtividade.

Você pode disponibilizar todos os itens, que devem fazer parte de um anúncio perfeito, e acompanhar através de um check list:

Desta maneira, um colaborador que ainda não está acostumado com o trabalho, poderá conferir o que precisa ser feito. Já os demais integrantes de sua equipe, que já estão acostumados a trabalhar de maneira intuitiva, poderão ter a disciplina necessária para o ganho de tempo e de qualidade no trabalho, sem esquecer de nenhum item importante.

À medida que a tarefa vai sendo realizada, seu time poderá inserir imagens, compartilhar informações e adotar etiquetas para representar etapas do trabalho ou áreas envolvidas.

Uma dica importante: antes de colocar a tarefa como concluída, gosto de criar um quadro que chamo de “checagem de qualidade”, onde eu possa verificar a qualidade e validar o trabalho realizado. Você pode fazer isso em equipes menos experientes, o que será ótimo para conversar a respeito do trabalho realizado.

Por fim, o quadro Feito (ou realizados) poderá ser também um histórico do trabalho e pode ficar disponível para consulta, se assim for decidido por você e sua equipe.

Então, por onde começar?

Bom, se você chegou até aqui, muito provavelmente identificou etapas no trabalho da sua imobiliária que podem ser melhor organizadas, certo?

A ideia deste post não é exatamente um tutorial, mas apontar o Trello como uma ferramenta capaz de gerar ótimos resultados na produtividade de sua equipe.

Existem outras, muitas outras ferramentas. Talvez até o seu software imobiliário possua alguma função parecida. A disciplina com que você e seu time irão dedicar ao trabalho é o que permitirá o sucesso da adoção da ferramenta, seja ela qual for.

Então, minha sugestão é que comece adotando uma ferramenta e escreva nela o cotidiano de sua empresa. Só este exercício já será, por si só, um fator de melhoria no seu trabalho.

Eu sugiro o Trello porque, por experiência, é a ferramenta mais simples e que mais me adaptei. Caso tenha dúvidas, pode me escrever, através do e-mail denis@levati.com.br. Terei prazer em ajudar.

Até a próxima,

Denis Levati