Como o Trello pode melhorar a produtividade da sua equipe imobiliária
Produtividade na execução de tarefas é uma preocupação comum para muitos empresários do setor imobiliário que dispõem seu tempo e seus recursos contratando ferramentas que, muitas vezes, não são sequer adotadas pela sua equipe.
Mais importante que a ferramenta escolhida para melhorar a produtividade do seu trabalho e do seu time, é a disciplina e a organização com que você e sua empresa se dedicam aos projetos. Essa disciplina e organização da qual estou falando é o que costuma produzir a maior parte do resultado.
No entanto, para efetivar o ganho em sua produtividade e na otimização do seu tempo, a adoção de uma ferramenta de gestão de projetos e de acompanhamento de tarefas é fundamental.
E entre as muitas ferramentas de gestão disponíveis, o Trello é a minha favorita, além da que mais indico, pela simplicidade funcional e pela sua capacidade nativa de atribuição de rotinas para membros de diversas equipes.
Mas o que é o Trello?
Trello é uma ferramenta online de gerenciamento de projetos, altamente versátil e moldável de acordo com a necessidade do usuário.
Pode ser utilizado para melhorar a produtividade tanto de uma equipe, como pela execução de tarefas individuais.
Seu uso é baseado no KanBan, uma metodologia de gestão de projetos que apresenta a visão do todo, a comunicação transparente e os recursos visuais como aliados na busca pela conclusão de tarefas.
O Trello é uma ferramenta online com muitos recursos disponíveis na versão gratuita. Pode ser utilizada tanto no computador, como no celular, e pode ajudar sua imobiliária a organizar aquelas tarefas que precisam da adoção de uma rotina organizacional, para que funcionem como precisam.
E como o Trello pode ser útil na minha imobiliária?
Sempre que visito uma imobiliária, recebo do diretor o posicionamento sobre algum gargalo em sua rotina, que pode ser corrigido com a adoção dessa ferramenta.
Um exemplo? Tarefas que precisem da adoção de check list como por exemplo:
- Documentação necessária para locação de um imóvel;
- Termos de vistoria para imóveis recém captados por um corretor;
- Processo de juntada de documentos para correspondentes bancários;
- Rotina para criação de anúncios;
- Acompanhamento de trabalho dos prestadores de serviços para a imobiliária (agências de marketing por exemplo);
- Organização de ações promocionais de vendas.
Todo trabalho que precisa ser feito e onde a gestão à vista ajude o colaborador a entender os próximos passos, pode ter um quadro criado dentro do Trello. E a adoção deste quadro é capaz de melhorar esta produtividade.
Como posso montar um quadro?
Não existe ninguém tão especializado em sua rotina como você mesmo. É o seu conhecimento sobre o seu negócio que será fundamental para a organização.
Mas digamos que você tenha uma imobiliária média e conte com duas ou três pessoas envolvidas na rotina de criação de anúncios. Neste caso, você poderia criar quadros com uma configuração parecida com a da figura abaixo:
Exemplo de quadro para ser criado no Trello
Dividir as tarefas entre o que está por fazer, o que está fazendo e aquilo que está feito pode parecer simples, mas é o primeiro passo na busca por organização e melhoria na produtividade.
Você pode disponibilizar todos os itens, que devem fazer parte de um anúncio perfeito, e acompanhar através de um check list:
Exemplo de Check List que pode ser adotado para criação de anúncios
Desta maneira, um colaborador que ainda não está acostumado com o trabalho, poderá conferir o que precisa ser feito. Já os demais integrantes de sua equipe, que já estão acostumados a trabalhar de maneira intuitiva, poderão ter a disciplina necessária para o ganho de tempo e de qualidade no trabalho, sem esquecer de nenhum item importante.
À medida que a tarefa vai sendo realizada, seu time poderá inserir imagens, compartilhar informações e adotar etiquetas para representar etapas do trabalho ou áreas envolvidas.
Exemplo de como os quadros podem ser adotados em uma criação de anúncio
Uma dica importante: antes de colocar a tarefa como concluída, gosto de criar um quadro que chamo de “checagem de qualidade”, onde eu possa verificar a qualidade e validar o trabalho realizado. Você pode fazer isso em equipes menos experientes, o que será ótimo para conversar a respeito do trabalho realizado.
O quadro checagem ajuda na conferência de trabalhos
Por fim, o quadro Feito (ou realizados) poderá ser também um histórico do trabalho e pode ficar disponível para consulta, se assim for decidido por você e sua equipe.
Um quadro com check-list completo pode também servir de histórico
Então, por onde começar?
Bom, se você chegou até aqui, muito provavelmente identificou etapas no trabalho da sua imobiliária que podem ser melhor organizadas, certo?
A ideia deste post não é exatamente um tutorial, mas apontar o Trello como uma ferramenta capaz de gerar ótimos resultados na produtividade de sua equipe.
Existem outras, muitas outras ferramentas. Talvez até o seu software imobiliário possua alguma função parecida. A disciplina com que você e seu time irão dedicar ao trabalho é o que permitirá o sucesso da adoção da ferramenta, seja ela qual for.
Então, minha sugestão é que comece adotando uma ferramenta e escreva nela o cotidiano de sua empresa. Só este exercício já será, por si só, um fator de melhoria no seu trabalho.
Eu sugiro o Trello porque, por experiência, é a ferramenta mais simples e que mais me adaptei. Caso tenha dúvidas, pode me escrever, através do e-mail denis@levati.com.br. Terei prazer em ajudar.
Até a próxima,
Denis Levati
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