8 dicas para realizar reuniões mais produtivas em sua imobiliária

Reuniões são necessárias. Dificilmente alguém discordará desta afirmação. É através da realização de reuniões que se tomam decisões importantes, que se transmite informações relevantes e que estratégias são traçadas. E como em todo o mercado, o imobiliário se beneficia da realização de reuniões como ferramenta para o desenvolvimento do negócio.

A reunião torna-se um problema a partir do momento em que são marcadas a esmo, sem qualquer critério, a qualquer hora do dia, impossibilitando assim qualquer planejamento prévio. Quando isto se torna hábito, os colaboradores começam a enxergar a reunião como algo ruim e improdutivo.

Para que a reunião de sua imobiliária continue sendo produtiva, compartilhamos aqui 8 dicas práticas que deverão estar em seu planejamento:

1. Tenha uma agenda semanal:

Seja qual for a demanda de sua empresa por reuniões, determine os dias em que elas deverão ser realizadas. Se a segunda feira pela manhã é o dia de reunir gerentes por exemplo, que a próxima vez que reunir este grupo seja também uma segunda feira pela manhã. Você determinará a periodicidade, mas uma agenda definida ajudará o planejamento dos seus colaboradores.

2. Defina a pauta:

Uma reunião sem uma pauta central e sem objetivos claros já é meio caminho andado para a falta de objetividade e perda da concentração por parte de quem está presente. Defina o assunto e faça com que as pessoas saibam porque elas estarão lá. Não deixe de citar sempre o local, o horário e quem são os outros convocados.

3. Convoque as pessoas corretas:

Não convoque para reuniões aqueles colaboradores que não irão acrescentar conteúdo a pauta. Se a sua pauta for bem definida e planejada, poderá dispensar participantes que estão ali apenas para detalhes específicos. Mostre a todos o quanto isto torna a reunião mais enxuta será bem visto pelos participantes.

4. Direto ao ponto:

Boas reuniões, aquelas em que as pessoas saem com a sensação de que o recado foi dado e que seu tempo não foi perdido, são aquelas que vão direto ao ponto, sem assuntos paralelos. Saiba identificar aqueles momentos quando as ideias estão fugindo ao tema principal. Encerre qualquer assunto e considere-o depois. A prioridade deve ser a pauta proposta. Sempre.

5. Estimule o diálogo:

Ao menos que as pessoas tenham sido convocadas como ouvintes, as reuniões devem ser momentos que garantam voz e opinião aos participantes, pois afinal de contas, as determinações comprometerão a todos os envolvidos. Se alguém estiver conduzindo o diálogo ou procurando não se expor, intervenha. Estimule a participação igualitária dos seus colaboradores.

6. Organize as ideias:

Escreva em um lugar visível, os tópicos daquilo que for dito. Tenha a disposição quadros ou outros recursos que possibilitem anotações. Transforme isto em hábito. Será útil a toda equipe.

7. Tempo Limite:

É verdade que algumas reuniões não podem ser encerradas sem que haja um consenso. Mas sua reunião deverá ser planejada de modo a ter um horário marcado para acabar. O simples fato de existir uma hora marcada para o fim deverá ser uma forma de conter os ânimos e de focar na objetividade do debate.

8. Envie a ata para todos os envolvidos:

A melhor forma de garantir o envolvimento e o compromisso dos colaboradores que estiveram presentes em uma reunião é o compartilhamento da ata com todos envolvidos. Enviar por e-mail é uma forma muito comum no mercado imobiliário. Esta ata deve conter itens básicos como data, local, quem conduziu, tópicos discutidos e decisões tomadas.