O que é PDCA e como aplicar na gestão imobiliária

Você sabe o que é PDCA? Já ouviu esta sigla por aí? Esta metodologia já é bastante difundida em diversos mercados e pode ser efetiva também para a gestão imobiliária. 

O ciclo PDCA ou método PDCA, como também é conhecido, é uma metodologia de gerenciamento que tem como principal objetivo a melhoria contínua de processos. 

No contexto do mercado imobiliário, a adoção de metodologias de gestão pode ser extremamente benéfica, otimizando processos, tornando o uso dos recursos mais eficientes e alavancando os resultados. 

Quer conhecer o ciclo PDCA e entender como esse método pode ser aplicado na gestão imobiliária? Vem com a gente! 

O que é PDCA?

O significado de PDCA é “Plan, Do, Check, Act”, ou seja: planejar, fazer, checar e agir. Estes passos representam a sigla PDCA e também resumem muito bem a metodologia. 

O ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua que pode ser utilizada na gestão de processos corporativos de modo geral, também aplicável à gestão imobiliária. 

O método PDCA é um ciclo iterativo, ou seja, uma metodologia que é repetida constantemente para a melhoria dos processos. 

A metodologia PDCA também é conhecida como Ciclo de Deming, em homenagem ao estatístico e professor americano William Edwards Deming.

Etapas do ciclo PDCA

O PDCA é dividido em etapas igualmente importantes para a efetividade da metodologia. Veja quais são: 

Plan (planejar)

Nesta etapa, define-se o problema ou alvo de melhoria em questão, estabelecendo metas e objetivos claros, desenvolvendo um plano de ação para alcançar esses objetivos.

Do (fazer)

Na segunda etapa, é hora de executar o plano construído na etapa de planejamento. Aqui, as mudanças são postas em prática para atingir os objetivos determinados no planejamento.

Check (checar)

A etapa de checar é fundamental para monitorar a efetividade das ações adotadas na fase de execução do planejamento.

Neste passo, é importante avaliar os resultados obtidos a partir de dados confiáveis e feedbacks. 

Act (agir)

A partir dos resultados obtidos na checagem, é possível tomar decisões sobre os processos e eventuais ajustes.

Como o próprio nome sugere, esta é a etapa de agir sobre os pontos que foram levantados ao longo do ciclo. Caso os problemas levantados não tenham sido resolvidos, é hora de recomeçar o ciclo.

Quais as vantagens do ciclo PDCA? 

O ciclo PDCA pode oferecer uma série de vantagens quando posto em prática, principalmente no que diz respeito à melhoria contínua de processos e otimização de recursos. 

Entre as vantagens do ciclo PDCA, estão: 

• Melhoria contínua: o ciclo PDCA tem como principal vantagem a possibilidade de monitorar processos e ajustá-los para promover a melhoria contínua do negócio. Por se tratar de uma metodologia de gestão iterativa, ou seja, que se repete, ela é permite ajustar os pontos constantemente para evoluir a gestão.
  
• Decisões orientadas por dados: a fase de checagem do ciclo PDCA é fundamental para a coleta de dados e feedbacks, isso permite que as decisões de negócio sejam orientadas por evidências em vez de suposições, tornando-as mais efetivas.
  
• Padronização de processos: com os processos ajustados e validados através do ciclo PDCA, eles podem ser padronizados, tornando a operação da empresa mais efetiva.
  
• Prevenção de problemas: o ciclo PDCA possibilita uma postura preditiva à empresa, isso significa que, a partir das conclusões tiradas nos diagnósticos do método, a capacidade de planejamento e de prevenir problemas e eventuais crises é ampliada.
  
• Economia de recursos: a metodologia PDCA, por diagnosticar e reparar eventuais falhas nos processos, também impacta positivamente na economia de recursos diversos. Isso porque, ao melhorar um processo, você evita que erros sejam repetidos e pode otimizar sua operação, tanto do ponto de vista financeiro quanto humano.

6 dicas para aplicar o ciclo PDCA na gestão imobiliária 

Agora que você já sabe o que é PDCA e quais os benefícios dessa metodologia de gestão, a pergunta que fica é: como posso utilizar esse método na gestão imobiliária? 

Assim como em outros mercados, o uso do ciclo PDCA pode fazer a diferença e ajudar a melhorar os processos que fazem parte da rotina imobiliária, desde a prospecção de clientes, captação de imóveis até a gestão de equipes.

Veja a seguir algumas dicas para implementar a metodologia PDCA no seu dia a dia na gestão imobiliária: 

1. Mapeie áreas que quer melhorar

A primeira dica para implementar o ciclo PDCA na gestão imobiliária é entender que áreas da empresa precisam de ajustes.

Em uma imobiliária, o ciclo pode ser útil na locação, metas de vendas, atendimento ao cliente, pós-venda, avaliação de imóveis, entre outros.

Antes de colocar em prática o ciclo PDCA, determine quais são as áreas da sua imobiliária em que a metodologia será aplicada.

Isso ajuda a ter mais foco e assertividade na hora de criar o planejamento e estabelecer os objetivos.

2. Tenha metas claras

Definir metas e objetivos claros para a melhoria de processos é indispensável. As metas podem ser inúmeros, por exemplo: aumento de taxas de ocupação dos imóveis, aumentar o NPS da imobiliária, reduzir custos com manutenção de imóveis, entre outros.

Defina as metas que quer atingir em cada área e tenha clareza do objetivo de cada uma delas.

3. Tenha um planejamento estratégico

A fase de planejamento é muito importante. Coloque em prática a capacidade de se planejar e seja bastante estratégico neste momento.

No planejamento, lembre-se das metas e áreas que quer impactar. Se o objetivo da implementação da metodologia PDCA é melhorar o atendimento aos clientes, por exemplo, vale a pena incluir os melhores corretores da imobiliária em uma reunião de planejamento para contemplar os principais pontos.

4. Execute conforme planejado

Tão importante quanto planejar de forma estratégica, é seguir o planejado. Embora o dia a dia possa lançar novos desafios, é importante manter o planejamento em execução para garantir a eficácia do método PDCA e sua consequente melhoria nos processos.

Prepare-se para agir sobre os problemas diagnosticados durante o ciclo. Isso pode inclusive envolver recursos e capacitação da equipe.

5. Não esqueça de colher dados

A coleta de dados e o monitoramento de KPIs é uma das principais etapas do ciclo PDCA, fundamental para a efetividade da metodologia. Uma boa dica é definir as métricas junto com as metas.

Por exemplo: se a sua meta é ampliar o tempo de contratos de aluguel, a métrica a ser monitorada é o tempo de cada contrato. Para isso, é preciso também definir a ferramenta de coleta desses dados e, idealmente, uma pessoa para coletar e tratar os dados que serão transformados em insights e tomadas de decisão estratégica no futuro.

6. Engaje a equipe na melhoria contínua

A participação de toda a equipe no processo é fundamental. Dê visibilidade, por meio de comunicação interna e ações de incentivo, sobre os esforços para a melhoria contínua.

Fomentar feedbacks da equipe também é importante. A partir da percepção da linha de frente de quem está na linha de frente da operação da empresa pode resultar em insights poderosos para a melhora contínua de processos.

Por se tratar de uma área que lida com clientes, propriedades, contratos e muitos processos, as metodologias de melhoria contínua podem ser importantes para melhorar os indicadores da empresa, seus processos e a experiência do cliente.

O PDCA é uma dessas metodologias que vale a pena entender e aplicar para ajudar a alcançar objetivos de forma estratégica na sua imobiliária. 

Você já conhecia o ciclo PDCA? O que achou desse método? Conta pra gente nos comentários!