Dicas para tornar uma reunião mais produtiva

Reuniões bem-sucedidas contribuem para o sucesso da empresa. Pensando nisso, a Fast Company listou dicas bem simples para quem quer resolver pendências e não desperdiçar tempo nas reuniões. Confira:

Reuniões são as únicas ocasiões em que é possível reunir todos os colaboradores (Foto: Shutterstock)

Se não valer a pena, cancele

Para saber se uma reunião é realmente essencial, pergunte a si mesmo: há a necessidade de fazer as pessoas se locomoverem para discutir os assuntos que serão abordados? Os temas da pauta do encontro precisam ser abordados com urgência? Caso a resposta para uma das questões seja “não”, a reunião não é necessária. Cancele.

Convoque apenas quem tem o que acrescentar

Uma reunião não é uma confraternização de amigos, daquelas em que “quanto mais gente, melhor”. Lembre-se de que cada participante vai deixar de trabalhar durante o encontro. Se for para alguém participar da conferência e não falar nada, o melhor é deixá-lo de fora.

Caso necessário, corte

Esta não é a mais educada das dicas, mas é eficaz. Se um dos participantes da reunião estiver se alongando demais na exposição de um problema, interrompa-o e peça para que ele seja mais sucinto. Quando todos são objetivos, as coisas se resolvem em menos tempo e todos podem voltar a seus afazeres.

Diferencie estratégias de objetivos

As estratégias são o caminho para atingir um determinado objetivo. É importante deixar isso claro para saber que os objetivos não podem ser mudados em uma reunião, mas os caminhos para chegar até lá são mutáveis – e são as alterações nessa trajetória que devem ser colocadas em pauta.

Chegue à reunião com os objetivos estabelecidos

Se você for comandar uma reunião, prepare-se antes. Chegue ao encontro já sabendo o que será abordado e, mais importante ainda, quais são os objetivos da conferência. Quando a reunião começa sem uma pauta estabelecida, fica maior a chance de todos ficarem presos por horas, até os assuntos serem lembrados pouco a pouco.

Use os quatro retângulos

Os objetivos são fixos e as estratégias podem ser moldadas no decorrer da união. Para traçar uma estratégia com eficiência, uma ótima dica é, simplesmente, usar papel e caneta. Em uma folha, desenhe quatro retângulos, lado a lado. Escreva, em cada um deles, as palavras “temas”, “datas”, “consultores” e “grupos”.